En 2005, le contrat de maintenance du système téléphonique existant, ISDN Siemens, s´est arrêté.  Le réseau devenu alors surchargé, l´équipe télécoms de l´université de Würzburg évalua les possibilités d´une solution plus adaptée et entièrement basée sur la Voix sur IP. M. Celina se rappelle : « Notre ancien système téléphonique n´offrait plus de possibilités d´évolution et nous n´avions aucun port disponible pour de nouveaux employés. » Il était donc nécessaire de remplacer le système existant par un nouveau système efficace, évolutif, avec un bon rapport qualité-prix. Il devait offrir :

• Des numéros de téléphone individuels pour chaque employé
• Des numéros de téléphone propres aux unités organisationnelles (décanats, chaires, etc.)
• Des numéros de téléphone pour les postes dans les couloirs, les ascenseurs et des salles de classe
• Eventuellement des numéros de téléphone pour chaque étudiant sur le campus
• Des possibilités évolutives quasiment illimitées

L´objectif était de mettre en place des connexions pour plus de 3 500 postes de téléphone avec la possibilité d´utiliser plusieurs identités différentes. « C´est là l’avantage des téléphones VoIP, » commente Helmut Celina. « Nous pouvions mettre en place des comptes utilisateurs différents afin de permettre aux employés de gagner, géographiquement, en autonomie : l’identification se fait par code d’accès personnalisé sur le poste de téléphone accessible et utilise immédiatement la configuration personnelle de son propre téléphone. Le numéro de téléphone et le nom sont alors affichés et visibles pour l´interlocuteur. Ce système devrait bientôt fonctionner au niveau international. De Würzburg, je pourrai donc appeler gratuitement mes collègues du centre informatique de Washington D.C. avec mon identité téléphonique. »

Les avantages de la VoIP sont évidents. Ils le deviennent davantage si l’on considère les économies financières qui en résultent : par exemple, un seul réseau pour les données et la voix peuvent être utilisés.

C´est la société berlinoise, snom technology, qui a remporté l´appel d´offre des téléphones VoIP avec son produit snom 370. « Les nouveaux téléphones que nous achetons doivent être de très bonne qualité pour assurer une grande satisfaction clients, » déclare M. Celina. L´équipe a fixé plusieurs étapes pour la mise en place du projet : pendant une phase de transition, les téléphones snom 370 ont été installés en parallèle aux anciens téléphones ISDN. M. Celina : « Configurer et intégrer les 3 500 téléphones en simultané aurait largement outrepassé nos capacités. Une approche par étape nous a permis de connecter au réseau des universités ou des corps de bâtiments dans leur intégralité.  En septembre 2008, les 500 premiers employés se sont familiarisés avec leur nouveau téléphone. Les snom 370 ont été très vite adoptés, grâce à leurs nouvelles fonctionnalités simple d’utilisation telles que :

• Répondeur
• Transfer d´appel
• Fonction « ne pas déranger »
• Fonctions « chef – assistante »
• Numéros abrégés, listes d´appels
• Connexion au répertoire, numérotation par nom,
• Configuration par le site web et beaucoup d´autres fonctionnalités 

Ces fonctionnalités combinées avec une très bonne qualité audio ont permis aux employés des différentes facultés universitaires de s’habituer très rapidement à leur nouveau téléphone. « Le processus de mise en place a vraiment dépassé nos attentes, » se rappelle M. Celina. « En effet, nous avions anticipé d’éventuels soucis techniques et d’utilisation liés au démarrage. Avec la PBX Asterisk et les téléphones snom 370, nous n’avons pas rencontré de difficultés particulières, ce qui nous a épargné beaucoup de temps et d´énergie. Par conséquent, nous avons connecté 5 000 téléphones à la place des 3 500 prévus initialement. »