Nachdem an der Universität wie in vielen öffentlichen Einrichtungen lange Jahre eine mit der Zeit völlig überlastete ISDN TK-Anlage von Siemens im Einsatz war, lief 2005 nicht nur der Wartungsvertrag aus, sondern es musste auch definitiv eine größere Lösung eingeplant werden. Angestoßen durch die Entwicklungen auf dem Telekommunikationsmarkt hatte man schon damals den Vorsatz gefasst, bei der nächsten TK-Umstellung ganz auf VoIP umzustellen. „Die alte Telefonanlage war wirklich bis zum letzten Anschluss ausgereizt“, erinnert sich Helmut Celina. „Egal, wer neu an der Universität anfing zu arbeiten – es gab einfach keinen freien Port mehr!“ Das bedeutete: Ersatz musste her, und zwar möglichst kostenoptimiert und jedem weiteren Wachstum gegenüber aufgeschlossen!

Erreicht werden sollte folgendes Grundkonzep

• individuelle Rufnummer für jeden Mitarbeiter
• eigene Rufnummern für Organisationseinheiten (Dekanate, Lehrstühle, usw.)
• Rufnummern für Telefone in Fluren, Aufzügen, Seminarräumen usw., sowie
• eventuell zusätzlich eigene Rufnummern für jeden Studenten auf dem Gelände
• möglichst unbeschränkte Wachstumsmöglichkeiten

Angestrebt war damals der Anschluss von über 3.500 Telefonen, die darüber hinaus in der Lage sein sollten, mehrere unterschiedliche Identitäten zur Verfügung zu stellen. „Das ist ein großer Vorteil von VoIP Telefonen“, erläutert Helmut Celina. „Durch die Möglichkeit der Einrichtung von unterschiedlichen Benutzerkonten sind die Mitarbeiter völlig ungebunden von ihrem Arbeitsort. Über eine persönliche PIN kann sich jeder an dem Arbeitsplatz anmelden, an dem er sich gerade aufhält, und hat sofort seine persönlichen Telefoneinstellungen zur Verfügung. Auf der anderen Seite sieht jeder Angerufene jederzeit die ihm vertraute Rufnummer und den Namen des Gesprächspartners. Und das Beste ist: Das funktioniert bei uns in absehbarer Zeit auch international, d.h. ich könnte dann z.B. von Washington D.C. über meine Würzburger Identität kostenfrei meine Kollegen im Rechenzentrum erreichen!“ Vorteile, die ganz klar für die Umstellung auf VoIP sprechen. Wenn man dann noch die Kostenersparnis einbezieht, die etwa bei Neubauten dadurch entsteht, dass nur noch ein Netz für Daten und Sprache benötigt wird, werden die Vorteile dieser Technik noch deutlicher.

Das Resultat der Ausschreibung für die VoIP Telefone war für alle Beteiligten einerseits überraschend und andererseits sehr angenehm, da es sich um einen „alten Bekannten“ handelte. Die Ausschreibung gewann die snom technology AG aus Berlin mit dem snom 370. Helmut Celina war sehr zufrieden mit den komfortablen snom 370. „Wenn wir schon neue Telefone anschaffen, dann auf einem möglichst hohen Niveau, damit unsere Endanwender sie noch lange und zufrieden nutzen können“, so seine Devise.

In der Folge wurden zahlreiche Rollout Termine vereinbart, an denen zunächst die snom 370er an den einzelnen Arbeitsplätzen parallel zu den alten Telefonen aufgestellt wurden. Vorsichtshalber hatte man im Rechenzentrum nämlich beschlossen, für eine Übergangszeit ISDN und VoIP parallel laufen zu lassen, um technischen Problemen bzw. Anfangsschwierigkeiten bei den Nutzern des snom 370 ohne Druck begegnen zu können. „Alle 3.500 Telefone auf einmal zu konfigurieren und zu integrieren, hätte unsere Kapazitäten bei weitem überschritten“, erläutert Helmut Celina „Aber in stufenweisen Schritten konnten wir dafür Sorge tragen, dass immer ganze Institute oder Gebäude gleichzeitig ans Netz gingen.“ Im September 2008 wurden die ersten 500 Mitarbeiter mit ihrem neuen Telefon vertraut gemacht. Und die Neuen von snom wurden sehr schnell angenommen, boten sie im Zusammenspiel mit der selbst konfigurierten Asterisk-Anlage doch einige Merkmale, die bei den alten Telefone nur sehr, sehr umständlich, nur ausgewählten Nutzern oder gar nicht zur Verfügung standen, wie z.B.:

• Anrufbeantworter
• Rufumleitung
• Do not disturb Funktion (DND)
• Chef-Sekretariats-Funktionen
• Kurzwahlen, Anruflisten
• Telefonbuchanbindung, Namenwahl
• Konfiguration auch über die Webseite, etc.

Diese Funktionen, gepaart mit der sehr guten Sprachqualität, sorgten dafür, dass sich die Mitarbeiter der einzelnen Fakultäten sehr schnell an ihr neues Telefon gewöhnten. Kaum war das neue snom 370 an seinem jeweiligen Platz, wurde es meistens schnellstens ausprobiert und ab dann auch dauerhaft eingesetzt. „Dieser in allen Bereichen sehr gute Ablauf übertraf tatsächlich unsere Erwartungen“, erinnert sich Helmut Celina „Tatsächlich hatten wir mit einigen Anfangsschwierigkeiten gerechnet – und zwar sowohl auf technischer Ebene als auch auf Seite der Nutzer. Beides blieb bei der Asterisk pbx und den snom 370 aus, was uns natürlich viel Zeit und Nerven gespart hat. Das wiederrum führte dazu, dass wir anstatt der ursprünglich geplanten 3.500 nun über 4.500 Telefone anschließen!“

Die von anderen Nutzern sehr geschätzte Möglichkeit, das snom 370 auch über das Netzwerk mit Strom zu versorgen (Power over Ethernet, PoE) kam auf Grund der in den Gebäuden der Universität verlegten Glasfaser zwar nicht in Frage, aber das snom 370 musste seine Fähigkeiten dennoch unter erschwerten Bedingungen beweisen. So arbeiten z.B. einige Geräte in drei per Tunnel angebundenen Gebäuden, d.h. Bauten, bei denen das Kommunikationsprotokoll des Netzwerkes als Transportmittel für Daten an einen netzfremden Server dient. In einem anderen Fall ist das Netzwerk über WLAN angebunden, und auch hier arbeiten die snom 370 ohne Schwierigkeiten! Technische Probleme machen derzeit lediglich einige Faxgeräte, die aufgrund der noch nötigen Kopplung zur Alt-Anlage über T38 angebunden werden müssen. „Hier hinkt die Realität der Universität der VoIP-Welt ein wenig hinterher“, erklärt Helmut Celina „Faxe sind bei uns meist noch echte Apparate und keine Software!“ Doch auch dieses Problem ist durch den offenen Standard höchstens ein temporäres. „Im Notfall installieren wir übergangsweise noch eine kleine ISDN Anlage nur für unsere Faxe“, ergänzt Helmut Celina.