Ausschlaggebend für die Entscheidung, eine IP-basierte Telefonanlage einzusetzen, waren die hohen Ansprüche des Vier-Sterne-Hotels an umfassende Einsatzmöglichkeiten, Flexibilität, Anpassbarkeit und Benutzerkomfort des gesamten Kommunikationssystems einschließlich der Telefongeräte. Zu den wesentlichen Anforderungen an die geplante Telefonanlage gehörten die volle Integration in das Hotel-Management-System (Micros Fidelios), die Integration von VoIP- und Mobil-Telefonie und die Möglichkeit zur Nutzung sämtlicher Unified Communications-Features.

Hinsichtlich der Telefone legten die verantwortlichen Entscheider bei Crown Plaza neben umfassender Funktionalität und intuitiver Benutzerführung besonderen Wert auf ein elegantes Design, das auch den optischen Ansprüchen ihres Vier-Sterne-Hotels gerecht werden sollte. Weitere Kriterien waren die Möglichkeit zur Darstellung individualisierter Grafiken auf dem Telefondisplay und die Programmierung einer individuellen Menüführung.

Nicht zuletzt spielte auch der Energieverbrauch der immerhin 750 eingeplanten VoIP-Telefone eine Rolle – schließlich ist das Crown Plaza Copenhagen Towers ein innovatives, klimaneutrales Bauwerk: mit einer 2.400 Quadratmeter großen Fassade aus Solarzellen und einem umfassenden Energie-Spar-Konzept erfüllt das Hotel die EU-Standards eines sogenannten Green Building und entspricht den aktuellsten strengen dänischen Niedrigenergiegesetzen.

Bereits beim Einchecken der Gäste machen sich die Vorzüge der vollintegrierten Telefonanlage bemerkbar: sobald der Gast registriert ist, wird für das Telefon auf dem entsprechenden Hotelzimmer automatisch ein Reset durchgeführt. Anschließend erscheint auf dem Farbdisplay des snom 820 der Name des neu eingecheckten Gasts. Kurzwahltasten für Wake-Up-Call, Rezeption oder Room Service in Verbindung mit dem übersichtlichen, speziell für das Crown Plaza programmierten Farbdisplay machen die Benutzung des VoIP-Telefons für die Gäste spielend einfach.

Ein weiterer Vorteil und ein Beispiel für die hohe Effizienz einer integrierten Kommunikationslösung ist das spezielle Benutzermenü für das Personal. So können beispielsweise Zimmermädchen nach der Eingabe ihres Personal-Codes über das simple Drücken einer Taste am Telefon den Status „Room clean“ oder „Room dirty“ anpassen – der Status wird automatisch vom System übernommen und kann sofort auch an der Rezeption oder allen anderen Arbeitsplätzen eingesehen werden.